MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL

Nama :wiwik nur hidayah 

Fakultas: Ekonomika Dan Bisnis

Progdi:akuntansi

- Definisi Lingkungan Eksternal

Lingkungan eksternal atau lingkungan yang berada di luar organisasi saling mempertukarkan sumber dayanya dengan organisasi tersebut dan tergantung satu sama lain. Organisasi mendapatkan input (bahan baku, uang, tenaga kerja) dari lingkungan eksternal, kemudian ditransformasikan menjadi produk dan jasa sebagai output bagi lingkungan eksternal. Definisi lingkungan eksternal adalah sebagi berikut:
· Lingkungan eksternal adalah semua kejadian di luar perusahaan yang memiliki potensi untuk mempengaruhi perusahaan (Chuck Williams, 2001:51).
· Lingkungan eksternal terdiri dari unsur-unsur di luar perusahaan yang sebagian besar tak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer (T.Hani Handoko, 1999:62).
· Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berada di luar suatu organisasi, yang relevan pada kegiatan organisasi itu (James A.F. Stoner,1996:66)
Lingkungan eksternal juga dapat dibagi menjadi dua unsur, antara lain:

Menurut James A.F. Stoner:
1. Unsur-unsur tindakan langsung (direct action)
2. Unsur-unsur tindakan tak langsung (indirect action)
Menurut T. Hani Handoko:
1. Lingkungan ekstern mikro
2. Lingkungan ekstern makro
Menurut Chuck Williams:
1. Lingkungan khusus
2. Lingkungan umum
3. Lingkungan yang berubah
Dari ketiga pendapat tersebut sebenarnya mempunyai pengertian yang sama dalam pembagiannya, hanya Chuck Williams yang menambahkannya dengan point ketiga ‘Lingkungan yang berubah’. Jadi, Lingkungan eksternal itu terbagi menjadi:
1. Lingkungan ekstern mikro (unsur-unsur tindakan langsung atau Lingkungan khusus)
2. Lingkungan ekstern makro (unsur-unsur tindakan tak langsung atau Lingkungan umum)

1. LINGKUNGAN EKSTERNAL MIKRO
Lingkungan eksternal mikro terdiri dari:
• para pesaing (competitors)
organisasi mengetahui posisi persaingannya, sehingga mampu mengoptimalkan
operasi-operasinya
• Langganan (customer)
Untuk mengantisipasi
perubahan perilaku pasar atau langganan dan
mengarahkan pengalokasian sumber dayanya sesuai kebutuhan dan keinginan
langganan
• Pasar tenaga kerja (labor supply)
Faktor yang paling berpengaruh adalah:reputasi perusahaan di mata angkatan
kerja, tingkat pertumbuhan angkatan kerja dan tersedianya tenaga kerja susuai
persyaratan yang dibutuhkan
• Lembaga-lembaga keuangan
Jangka pendek untuk biaya operasi, sedangkan jangka panjang untuk fasilitas dan
peralatan baru
• Para penyelia (suppliers)
Harus selalu dinilai kualitas dan kuantitas dari penyedia, sehingga dapat
disesuaikan dengan karakteristik yang diinginkan perusahaan
• Perwakilan pemerintah
Peraturannya harus dipatuhi organisasi dalam operasinya, prosedur perijinan dan
pembatasan lain untuk melindungi masyarakat

2. LINGKUNGAN EKSTERNAL MAKRO
Lingkungan eksternal makro mencakup:
• Perkembangan Teknologi
Teknologi berperan dalam penentuan produk dan jasa yang diproduksi, peralatan
yang digunakan dan bagaimana operasi akan dikelola
• Variabel-variabel ekonomi
Perlu dilakukan peramalan ekonomi dan antisipasi perubahan harga
• Lingkungan Sosial-Kebudayaan
Mencakup kepercayaan,nilai,sikap,pandangan serta pola kehidupan yang
dibentuk tradisi, pendidikan, kelompok ethnis,ekologi,demografis,serta agama
dan kepercayaan dari masyarakat
Variabel-variabel Politik-hukum
Pemerintah memainkan peranan sekaligus sebagai pencipta kesempatan, pemberi
perlindungan, dan penetapan batasan
Dimensi Internasional
Kekuatan Internasional berpengaruh melalui perkembangan politik
dunia,ketergantungan ekonomi,penularan nilai-nilai dan sikap hidup serta transfer
teknologi

Model Hubungan Organisasi-Lingkungan

 Setiap organisasi, baik yang berskala besar, menengah, maupun kecil, semuanya akan berinteraksi dengan lingkungan di mana organisasi tersebut berada. Lingkungan itu sendiri selalu mengalami perubahan-perubahan sehingga, organisasi yang bisa bertahan hidup adalah organisasi yang bisa menjesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. Lingkungan organisasi(organizational environment) dapat diartikan sebagai kekuatan-kekuatan yang mempengariihi, baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap kincrja organisasi. Ada tiga jenis lingkungan yang dapat mempengaruhi suatu organisasi yaitu lingkungan internal, lingkunagan eksternal mikro, serta lingkungan eksternal makro.

1. Pengaruh Lingkungan Terhadap Organisasi
James D. Thomson mengajukan model bagaimana pengaruh lingkungan terhadap organisai. Model tersebut meliputi dua dimensi yaitu:

(1)   tingkat perubahan, Tingkat perubahan melihat sejauh mana stabilitas suatu lingkungan. Lingkungan yang cepat berubah berarti mempunyai tingkat perubahan yang tinggi.

(2)    tingkat homogenitas.. Tingkat homogenitas melihat sejauh mana kompleksitas lingkungan. Lingkungan yang kompleks mempunyai elemen yang banyak, dikatakan mempunyai tingkat homogenitas yang rendah. Kedua dimensi tersebut membentuk derajat ketidakpastian lingkungan.

2. Lima Kekuatan Kompetisi
Cara lain melihat lingkungan adalah dengan menggunakan kerangka lima kekuatan kompetisi yang dikembangkan oleh Michael Porter, perusahaan dalam mencari keuntungan berebut dengan lima kekuatan yang sama-sama ingin mencari keuntungan juga. Kelima kekuatan tersebut adalah:
a. ancaman pendatang baru atau halangan untuk masuk
b. produk substitusi
c. pemasok
d. pembeli
e. pesaing
Jika perusahaan beroperasi di lingkungan dimana kelima kekuatan tersebut kuat, maka lingkungan tersebut tidak begitu menarik karena tidak menawarkan kemungkinan keuntungan yang tinggi, dan sebaliknya.

3. Strategi Menghadapi Lingkungan
a. Mempengaruhi Lingkungan Langsung
Manajer dapat mencoba mempengaruhi lingkungan langsung melalui beberapa cara: melakukan lobby, iklan, negosiasi atau perundingan. Manajer juga dapat membentuk aliansi strategis dengan pihak-pihak di lingkungannya. Cotoh: merger atau penggabungan usaha.
b. Memonitor Lingkungan Tidak Langsung
Dengan monitoring aktif manajer diharapkan akan memperoleh pringatan awal apabila da perubahan lingkungan yang tidak langsung yang akan berakibat signifikan terhdap organisasi. Agar monitor dapat dilakukan, manajer harus membuat sistem informasi lingkungan.
c. Menyesuaikan Diri terhadap Lingkungan
Jika kekuatan lingkungan tidak dapat dirubah, manajer terpaksa menyesuaikan diri terhadap lingkungan. Proses penyesuaian dapat dilakukan secara formal dalam manajemen atau perencanaan strategi. Dalam perencanaan tersebut, manajer menetapkan tujuan, mengevaluasi lingkungan, dan kemudian menentukan strategi yang tepat.
Penyesuaian lain dapat dilakukan dengan merubah organisasi, struktur dan desainnya. Organisasi dengan lingkungan yang stabil akan lebih cocok menggunakan desain organisasi yang memaksimumkan efisiensi. Sebaliknya, jika organisasi berada pada lingkungan yang dinamis, diperlukan desain organisasi yang fleksibel.

4. Tanggung Jawab Sosial Manager
Perubahan konper manajerial dipengaruhi oleh factor intern dan esktern. Seorang manajer mempunyai tanggung jawab social atas keputusan-keputusan yang diambil, mengapa dikatakan demikian karena mempengaruhi dalam pencapaian tujuan organisasi baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang, disamping itu juga menyangkut hajat hidup orang banyak yang kesemuanya menggantungkan dirinya kepada organisasi tersebut (ini kalau terlihat dituntut untuk dapat mengimplementasikan etika berusaha (the ethics of manager).
• Ada 5 faktor yang mempengaruhi keputusan-keputusan pada masalah etika,
yaitu:
1 . Hukum
2 . Peraturan-peraturan pemerintah
3 . Kode etik industri dan perusahaan
4 . Tekanan-tekanan sosial
5 . Tegangan antara standar perorangan dan kebutuhan organisasia

Pendekatan-pendekatan untuk tanggung jawab sosial:
Tanggung jawab sosial adalah tanggung jawab manajer perusahaan dan karyawan untuk membuat keputusan-keputusan yang melindungi, meningkatkan kesejahteraan, dan kemakmuran stakeholder dan seluruh masyarakat. Kalau tidak ada undang-undang atau hukum yang secara spesifik mengatur bagaimana perusahaan harus bertindak terhadap stakeholder, manajer harus menetapkan apa yang harus dilakukan, yang benar, etis, dan bertanggung jawab secara sosial.

Terdapat 4 tahapan yang perusahaan dapat ambil dalam memenuhi kewajiban tanggung jawab sosialnya dari tingkat terendah sampai tingkat tertinggi.

Dapat diketahui empat macam pendekatan terhadap tanggung jawab sosial adalah sebagai berikut.

a. Obstructionist stance

Pendekatan terhadap tanggung jawab sosial, meliputi melakukan seminimal mungkin dan mungkin meliputi usaha untuk mengingkari atau menutupi pelanggaran.

b. Defensive stance

Pendekatan terhadap tanggung jawab sosial yang mana suatu perusahaan memenuhi hanya kebutuhan legal minimum dalam komitmennya terhadap kelompok dan individu dalam lingkungan sosialnya.

c. Accommodative stance

Pendekatan terhadap tanggung jawab sosial yang mana suatu perusahaan, jika secara khusus diminta, melebihi kebutuhan legal minimum dalam komitmennya terhadap kelompok dan individu dalam lingkungan sosialnya.

d. Proactive stance

Pendekatan terhadap tanggung jawab sosial yang mana suatu perusahaan secara aktif mencari peluang untuk berkontribusi dalam kebaikan kelompok dan individu dalam lingkungan sosialnya

Pendekatan Terhadap Tanggung Jawab Sosial

·         Penghindaran Sosial

Beberapa organisasi berusaha meminimalkan keterlibatan mereka pada masalah-masalah sosial. Jika berhadapan dengan masalah sosial, organisasi ini akan mencoba membantah atau menutupi permasalahan yang ada. 

·         Kewajiban Sosial

Dimana organisasi berusaha memenuhi kewajiban sosialnya, terutama yang secar legal diharuskan, misal memenuhi peraturan pemerintah.

·         Respon Sosial

Organisasi berusaha memenuhi kewajiban minimalnya, ditambah lebih sekedar kewajiban minimal tersebut. Perusahaan bersedia berpartisipasi dalam program sosial, tetapi mereka harus diyakinkan bahwa program tersebut bermanfaat untuk organisasi tersebut. 

·         Konstribusi Sosial

Pendekatan ini merupakan tahapan paling tinggi, dimana organisasi secara aktif berpartisifasi dalam program-program sosial. Organisasi memandang dirinya sebagai bagian dari masyarakat dan secar aktif memberi sumbangan kepada masyarakat.

Manajemen Tanggung Jawab Sosial

Pendekatan yang ideal akan mencakup:

·         Menggabungkan tujuan sosial ke dalam proses perencanaan tahunan

·         Menentukan standar industri yang dapat dipakai sebagai perbandingan dalam pencapaian program social

·         Melaporkan kemajuan program sosial kepada anggota organisasi

·         Melakukan perbaikan, cara mencapai tujuan sosial, meskipun barangkali dengan trial and error

·         Berusaha menghitung biaya dan manfaat dari program sosial yang dijalankan.

PERAN MANAJER DALAM PERUSAHAAN

1.Pengertian Manajer.

Manajer adalah seorang yang memiliki tanggung jawab yang besar untuk seluruh bagian pada suatu perusahaan atau organisasi yang dipimpinnya dan harus mempunyai wawasan yang luas. Manajer memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa sektor yang dipegangnya. Pada perusahaan yang berskala kecil mungkin cukup diperlukan satu orang manajer umum, sedangkan pada perusahaan atau organisasi yang berkaliber besar biasanya memiliki beberapa orang manajer umum yang bertanggung-jawab pada area tugas yang berbeda-beda.

 2. Peran seorang manajer dalam lingkungan  organisasi

Di dalam suatu perusahaan tidak memiliki manajer maka bisa dipastikan bahwa perusahaan tersebut akan bangkrut karena proses manajemen dalam perusahaan tersebut tidak berjalan,walaupun simber daya alat dan infrastrukturnya legkap namun apabila tidak ada yang mengatur maka hal itu tidak akan ada artinya oleh karena itu peran amnajer sangatlah vital.
Manajer yang hanya mau untuk menyuruh-nyuruh saja tanpa mau dikoreksi apalagi disalahkan bukan seorang manajer yang baik,dan hal itu dapat menurunkan kualitas dan kinerja dari para bawahan yang dia bawahi,dan akhirnya berdampak kepada keuntungan atau kelangsungan dari organisasi itu sendiri,agar perusahaan tidak menjadi korban dari hal tersebut maka perlu dipilih seorang manajer yang baik yang mampu mengatasi masalah dan memiliki ciri-ciri kepemimpinan yang komunikatif.

1.      Seorang manajer harus memahami identitas dan khususnya karakter dari bawahanya,misalnya kemampuan komunikasinya,keagresifan dalam bertanya,kadar emosi bawahanya,dan pengetahuan tentang suatu masalah,hal ini menjadi penting karena untuk memperkecil distorsi informasi ketika majnajer akan mendengarkan dan merespon usulan atau apresiasi yang disampaikan oleh bawahanya.

2.      Seorang manajer harus memahami apa yang disampaikan bawahan termasuk dalam hal isi dan tujuan penyampaian aspirasi,dengan semakin paham maka komunikasi akan semakin lancar sehingga tidak akan ada multitafsir yang akan menggaburkan komunikasi tersebut.

3.      Selalu fokus dan penuh perhatian kedapa karyawan yang menyampaikan pesan atau aspirasi,dan usahakan jangan memberikan kesan manajer melecehkan bawahanya,hal ini penting untuk memberikan empati tinggi sehingga karyawan atau bawahan akan merasa diperhatikan dan dihargai eksistenti dan usulanya.

Sebelum lebih jauh membahas tentang kemampuan seorang manajer yaitu memotivasi,kita akan bahas dahulu tentang apa itu motivasi,motivasi adalah sebuah kemampuan khusus yang dimiliki oleh orang lain yang bisa mendorong untuk melakukkan sesuatu,ada konsep motivasi dan itu terdiri atas dua faktor yaitu faktor intrisik dan faktor ekstrinsik,faktor intrinsik meliputi minat pribadi,hasrat,keperluan memenuhi kebutuhan,dan faktor ekstrinsik meliputi pujian dari orang lain,promosi jabatan danpenghargaan.
ada tiga cara yang umum dilakukkan untuk mempengaruhi atau memotivasi yaitu :
1. motivasi karena rasa takut.
2. motivasi karena insentif
3. motivasi karena pengembangan personal
nah dari ketiga cara tersebut cara ketigalah yang paling baik untuk memperngaruhi motivasi karyawan.

3.  Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Manajer adalah seorang yang memiliki tanggung jawab seluruh bagian pada suatu perusahaan atau organisasi. Manajer memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa. Pada perusahaan yang berskala kecil mungkin cukup diperlukan satu orang manajer umum, sedangkan pada perusahaan atau organisasi yang berkaliber besar biasanya memiliki beberapa orang manajer umum yang bertanggung-jawab pada area tugas yang berbeda-beda.

 Tingkatan Manajer

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).

 Berikut ini adalah tingkatan manajer berdasarkan tingkatan dalam organisasi mulai dari bawah ke atas :

1. Manejemen lini pertama (first-line management) /Lower Manager (manajer bawah), yang dinamakan operational management  merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
2. Manajemen tingkat menengah (middle management), Orang yang berada dalam posisi manajer tengah dinamakan manajer-manajer tengah yang mungkin terdiri atas satu atau lebih tingkatan dalam organisasi.Tanggung jawab manajer tengah adalah mengerjakan aktivitas dengan mengimplementasikan yang telah digariskan oleh manajer puncak. mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
3. Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. atau disebut juga sebagai administratif manajer. Orang yang berada dalam kedudukan manajer puncak ini disebut top management (manajemen puncak) atau disebut juga:

     Chairman of the board

     President

     Chief executive officer

     Senior vice president

Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Berdasarkan luasnya aktivitas-aktivitas organisasional sesuai dengan pertanggung jawabnya, maka klasifikasi manajer terdiri atas:

a.    Manajer fungsional (functional manager), ialah bertanggung jawab untuk hanya satu aktivitas organisasional, seperti produksi, pemasaran, penjualan atau keuangan.

b.    Manajer umum (general manager), dalam pengertian mengawasi suatu unit yang kompleks, seperti suatu perseroan atau divisi pengoperasian yang berdiri sendiri yang bertanggung jawab untuk semua aktivitas-aktivitas dari semua unit, baik produksi, pemasaran, penjualan atau keuangan.

Fungsi Manajer

Manajer adalah sebagai pelaksana yang menyelesaikan urusan-urusan melalui orang lain. Mereka mengambil keputusan, mengalokasikan sumber daya dan mengarahkan kegiatan dari orang-orang lain dalam mencapai tujuan. Manajer adalah orang-orang yang mengawasi kegiatan-kegiatan orang-orang lain dan bertanggung jawab atas pencapaian tujuan dalam organisasi. Jadi manajer adalah individu atau seseorang yang mencapai tujuan lewat orang-orang lain.

Pada awal abad ke-20, seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol, menjelaskan bahwa semua manajer menjalankan fungsi-fungsi manajer, yaitu:

1)    Perencanaan yang mencakup mendefinisikan tujuan, menegakkan strategi dan mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.

2)    Pengorganisasian, yaitu menetapkan apa tugas-tugas yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakan, bagaimana tugas-tugas itu dikelompokan, siapa melapor, kepada siapa dan di mana keputusan itu harus diambil.

3)    Memimpin yang mencakup memotivasi bawahan, mengarahkan orang-orang lain, memilih saluran-saluran komunikasi yang efektif dan memecahkan konflik-konflik.

4)    Pengawasan (kontrol), yaitu memantau kegiatan-kegiatan untuk memastikan kegiatan itu, apakah sesuai dengan yang telah direncanakan dan mengoreksi setiap penyimpangan.

Setiap manajer bekerja dengan orang-orang dan ide-idenya, selain itu juga harus selalu berhadapan dengan masalah-masalah yang perlu dipecahkan. Seorang manajer harus mengetahui tentang aspek-aspek operatif dan tekhnik-tekhnik kerja yang baik sebagai skill komunikatif dan pemikiran-pemikiran yang kreatif.

Manajer adalah sebagai perencana, penggerak, pengawas jalannya roda organisasi untuk mencapai tujuan.

James A. F. Stoner, 1982 dalam Albert Silalahi: 1999: 139-140, menjelaskan sebagai berikut:

a.    Manajer bekerja dengan dan melalui orang –orang lain, “orang” yang dimaksud di sini bukan hanya bawahan dan supervisor, tetapi juga manajer-manajer lain dalam organisasi juga termasuk individu-individu di luar organisasi, seperti Customers, Clients, Suppliers, Union Representatives. Dengan demikian manajer bertindak sebagai seluruh saluran komunikasi atau komunikasi dari organisasi.

b.    Manajer bertanggung jawab dan mempertanggung-jawabkan atas suksesnya organisasi mencapai tujuan. Dengan demikian bertanggung jawab juga atas tindakan yang dilakukan oleh bawahannya.

c.    Manajer menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioritas-prioritas. Sebab sumber daya manusia harus menciptakan suatu keseimbangan di antara sasaran yang beraneka macam dan kebutuhan-kebutuhan.

d.    Manajer harus berpikir analitis dan konseptual. Bahwa manajer harus meilhat permasalahan dalam berbagai bidang dalam memperoleh solusi yang fleksibel. Hal esensial bila manajer dapat memikirkan bahwa tujuan organisasi merupakan kesatuan dengan tujuan unit individual.

e.    Manajer sebagai mediator atau perantara. Dalam hal ini harus dapat menghubungkan kepentingan antar bagian, antar individu, individu dengan bagian maupun antara antar organisasi dengan masyarakat dan lingkungan luarnya.

f.     Manajer adalah politisi. Manajer harus dapat menciptakan hubungan-hubungan dan menggunakan persuasi dan kompromis dalam mengatur pencapaian tujuan organisasi. Manajer sebaiknya mengembangkan keterampilan politik (political skills). Play politics (permainan politik), manajer efektif melalui pengembangan jaringan kerja dengan mengikat hubungan dengan manajer-manajer lain, misalnya dengan koalisi dan aliansi patungan.

g.    Manajer adalah diplomat, mereka dapat bertindak sebagai wakil resmi dalam pertemuan organisasional juga perjanjian dengan clients, customer, pejabat pemerintah dan personil organisasi lain.

Manajer adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap pendaya-gunaan subordinasi-subordinasi dan sumber-sumber organisasional lainnya. Pengertian ini menekankan pada: misalnya kekuasaan mengambil keputusan secara formal dari tingkat kekuasaan yang tertinggi dalam organisasi ke tingkat yang lebih rendah sesuai dengan tugas, fungsi dan kedudukannya.